O que fazer, o que evitar, onde investir… Com nossas dicas, você vai saber tudo o que é necessário para manter seu controle financeiro empresarial.
Abrir a própria empresa definitivamente não é uma tarefa fácil, pois exige capital inicial, plano de negócios completo e muito mais. Porém, o verdadeiro desafio surge logo depois de tirar a ideia do papel: o que deve ser feito para manter este negócio vivo? Como manter as contas em dia e possuir o controle total de gastos e investimentos da empresa? De acordo com o IBGE, 6 em cada 10 empresas desaparecem antes mesmo de completar 5 anos de existência – um número assustador, claramente.
Para fugir dessa situação, veem-se necessárias algumas práticas estratégicas que garantam um bom controle financeiro empresarial. Já diria o economista Philip Kotler, conhecido mundialmente como Pai do Marketing: “as companhias prestam muita atenção ao custo de fazer alguma coisa. Deviam preocupar-se mais com os custos de não fazer nada”.
Quando pensamos em controle financeiro empresarial, a principal questão que deve vir à sua mente é: “a minha empresa investe ou apenas sobrevive?”. São comuns os casos de negócios que, devido a uma má gestão financeira, continuam andando em círculos para pagarem suas dívidas e nunca evoluem. Para evitar esse trágico destino, é fundamental ter um grande amadurecimento profissional e financeiro, e é nisso que queremos auxiliar você neste texto. Vem com a gente!
O que é controle financeiro empresarial e por que ele é importante?
Basicamente, controle financeiro empresarial é a realização de rotinas para o registro das saídas e entradas do dinheiro num software financeiro. Isso permite exercer uma gestão inteligente, com informações compartilhadas junto à contabilidade de tudo que é pago e recebido, além de garantir uma previsibilidade de fluxo de caixa para a tomada de decisões efetivas em vendas, compras e, principalmente, investimentos.
Para isso, o setor financeiro deve exercer uma administração rigorosa dos gastos para fornecer frequentemente dados gerais à contabilidade, que fará o registro correto das despesas e receitas. Dessa maneira, o gestor e a equipe responsável estarão sempre cientes da situação financeira atual e futura da organização para poderem exercer planejamentos estratégicos a curto, médio e longo prazo.
Por onde começar?
O passo inicial é, simplesmente, aprender como separar minuciosamente o que é seu e o que é da sua empresa. Caso contrário, o risco de ficar no vermelho – e pior: declarar falência – é imenso. O gestor que utiliza parte dos lucros da empresa para gastos pessoais, por exemplo, mina o sucesso de toda a organização e, consequentemente, de seus funcionários.
Feito o básico, comece estruturando uma rotina de pagamentos e mantenha os registros atualizados, preferencialmente em um software financeiro. Com isso, você pode dar um passo além para desenvolver algumas análises financeiras, como análises vertical e horizontal, liquidez corrente, lucratividade e rentabilidade, análise do capital de giro e mais. A execução dessas funções exige determinados conhecimentos e responsabilidades, entre elas:
- Saber estruturar o fluxo de informação;
- Boa comunicação para se relacionar com as outras áreas do negócio;
- Postura para resolução de problemas;
- Expertise em software financeiro;
- Dominar a ferramenta do fluxo de caixa.
Por tratarem-se de expertises específicas e fundamentais para o dia a dia da organização, a contratação de um escritório de contabilidade avançado é essencial para manter um bom controle financeiro empresarial.
O que evitar?
Assim como existem diversas boas práticas para manter o controle financeiro, é preciso ficar muito atento aos principais erros cometidos, que podem colocar em xeque todo o esforço investido. Listamos os mais comuns.
1) Gastar mais do que recebe.
2) Não estipular um pró-labore fixo aos sócios, possibilitando o uso do dinheiro da empresa para gastos pessoais.
3) Não ter um fundo de reserva para possíveis emergências.
4) Não criar um planejamento financeiro adequado.
5) Fechar negócios por valores bem abaixo do necessário (custos com equipe e estrutura acabando superando o valor a receber).
O que é fundamental para ter um controle financeiro empresarial?
A essência de toda empresa está nas pessoas que ali trabalham. Por isso, indiscutivelmente é necessário empregar profissionais capacitados e treinadas com conhecimento em finanças e regras claras de controle de entrada e saída de dinheiro. A falta destes profissionais inviabiliza a aplicação de quaisquer planos ou estratégias desenvolvidos para seu controle financeiro.
Com a equipe completa, determine um fluxo de trabalho alinhado com todas as pessoas-chaves no processo, definindo uma boa comunicação com fornecedores e clientes. Isso inclui o processo de acompanhamento de suas rotinas diárias, semanais e mensais, alinhando as entregas para a Contabilidade e a gestão.
É necessário investir em algum software financeiro?
Para disponibilizar um fluxo de trabalho prático e com baixa suscetibilidade a erros nos diferentes processos, a utilização de softwares financeiros adequados ao seu negócio, gratuitos e pagos, torna-se quase indispensável. Dessa maneira, é possível organizar processos e responsabilidades com muito mais facilidade e, até mesmo, automatizar diversos processos operacionais. Vamos a eles.
1) Softwares especializados, na nuvem, para o registro das saídas e entradas;
2) Softwares de BPM (Business Processing Manager, ou “Gerenciamento de Processos de Negócios), para o desenho do fluxo de informação.
3) Plataformas gratuitas e na nuvem, como Google Drive ou iCloud, para armazenamento dos documentos.
Terceirize processos, mantenha o controle
Se você já leu nossos conteúdos sobre BPO aqui no blog, também já deve conhecer as vantagens de contratar este serviço. O BPO Financeiro representa a externalização das atividades atividades da área para profissionais especializados e dedicados, que utilizam os softwares citados para automatizar seus processos e, com isso, garantir seu controle financeiro empresarial com mais praticidade.
Imagine só a seguinte situação: todas as contas em dia, equipe dedicada às atividades da área e custos com estrutura interna reduzidos, mas, mesmo assim, você analisa todo o fluxo de caixa e demais decisões em apenas um ou dois momentos da semana. Parece utopia? Pois é exatamente isso o que o serviço de BPO financeiro traz ao seu negócio. Conheça todas as vantagens e avalie sua implementação.
Veja mais em: “BPO Financeiro: o passo a passo completo para terceirizar seus processos”
Por que contratar um escritório de contabilidade?
Para aplicar todas essas dicas e manter a conta da sua empresa no azul, é muito importante contar com a consultoria frequente de um escritório de contabilidade. É ele que irá auxiliar na otimização de custos, agilizar processos internos e muito mais.
Analise os diferenciais oferecidos pelos escritórios, com destaque para os que utilizam softwares ERP, e veja os que estão mais de acordo com o seu negócio.
Como a iGO pode ajudar você a manter o controle financeiro empresarial
A iGO Gestão Inteligente é um escritório de contabilidade integrada, com atendimento próximo em todos os seus processos administrativos e financeiros oferecidos. Com expertise nas tecnologias disponíveis no mercado, possuímos duas maneiras de atuação para que possamos adaptar nosso trabalho de acordo com sua necessidade.
1) Indicamos os softwares financeiros que consideramos ideais para seu negócio e, junto à sua equipe, os utilizamos para aplicar os processos necessários.
2) Utilizamos nossos amplos conhecimentos para trabalharmos com o software financeiro que sua empresa já utiliza.
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