Investiu alto no ERP, mas ele não resolve os problemas de controladoria?

Todo gestor de empresa visa o crescimento dos seus negócios, e conforme a empresa evolui suas operações se tornam mais complexas. Por isso, muitas organizações adotam ferramentas tecnológicas, para facilitar as atividades.

No entanto, com o desenvolvimento acelerado,  um sistema simples pode entrar em desuso mais rapidamente, uma vez que não atende às novas necessidades da empresa. E ao invés de facilitar os processos, acaba por atrasá-los, gerar erros e obstáculos ao desenvolvimento da companhia. 

Talvez seja esse o momento ideal para adotar um ERP, um sistema de gestão integrada, que pode auxiliar na gestão financeira e administrativa do seu negócio.

Mas, afinal, o que é o ERP e como ele pode auxiliar a gestão da controladoria? 

Descubra, neste artigo. E saiba também como evitar um ERP com alto investimento, mas que não irá resolver seus problemas de controladoria.

Aproveite a leitura!

O que é um ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento de Recursos Empresariais, em sua tradução literal. 

Trata-se de um sistema de gestão integrado, um software que auxilia no controle e gerenciamento de processos internos e na integração das atividades.

Um sistema em constante evolução, o ERP hoje, possui recursos de Inteligência Artificial (IA), Internet das Coisas (IOT) e Business Intelligence (BI) que garantem a integração dos processos,  levando ao aumento de produtividade. 

Dessa forma, um bom sistema de ERP facilita a vida do gestor, pois centraliza as informações, tornando o controle muito mais simples e prático. Contudo, para obter todos os benefícios de um bom ERP, é necessário escolher com atenção o parceiro provedor,  para evitar um alto investimento em um ERP caro e ineficaz.

O que é controladoria?

A controladoria é um dos segmentos de ciências contábeis, cujo objetivo é facilitar a gestão empresarial. Isso porque ela realiza a compilação dos dados financeiros e contábeis, servindo de apoio para a tomada de decisões dos gestores. 

Em síntese, a controladoria pode ser entendida como uma evolução da contabilidade, pois o setor é responsável pela gestão do controle orçamentário e administrativo de uma organização.

O departamento é responsável por atividades como:

• Criar um bom planejamento e controle orçamentário: com base em informações levantadas, como as despesas fixas e variáveis, o setor planeja e auxilia a encontrar os valores ideal para as vendas. Pois, o setor colabora para a criação de previsões mais realistas dos lucros, e auxilia na criação de estratégias para gerar melhores retornos. 
• Interpretar relatórios: é responsável por realizar o comparativo dos resultados das atividades e consolidar com  o que foi planejado, com base nas informações registradas.
• Realizar avaliações e consultorias: que ajudam a identificar se há falhas e ‘gargalos’ nos processos. Dessa forma, é possível analisar a eficácia dos procedimentos e, se necessário, ajustar os objetivos e metas da empresa.
• Efetuar gestão fiscal: acompanhar os processos e políticas fiscais é fundamental para manter o compliance da organização. A controladoria serve para garantir que as leis e normas vigentes sejam cumpridas, evitando multas ou a geração de outras perdas para a empresa.
• Criar relatórios para o governo: é comum que os órgãos fiscais solicitem uma série de documentos, que são produzidos pelos especialistas de cada setor da empresa. Cabe ao departamento de controladoria realizar o acompanhamento e auxiliar na elaboração destes relatórios.

Como o ERP pode auxiliar a empresa com a controladoria?

Como vimos até aqui,  são muitas as atividades atribuídas ao setor de controladoria. Para dar conta de tudo, que tal  contar com o auxílio da tecnologia e  otimizar esses processos?

Adotar  um sistema de gestão integrado pode auxiliar e trazer mais agilidade a algumas atividades. Dessa forma, os profissionais podem monitorar as informações, acessar os relatórios e apresentar os resultados à diretoria de forma prática, tudo isso com poucos cliques, e em um curto espaço de tempo.

Entretanto, é importante que você saiba escolher o ERP ideal para o seu negócio. Listamos alguns dos fatores que você deve considerar na hora de avaliar as soluções disponíveis no mercado: 

• Conheça o potencial de entrega do provedor da tecnologia;
• Faça um período de teste do ERP, se for possível;
• Verifique os feedbacks e recomendações de outros clientes;
• Entenda como o ERP garante a integração dos processos, na prática.

Faça essa análise e  escolha a solução ideal com calma. Assim, você evita contratar um ERP com alto investimento, mas que pode deixar a desejar e não resolver os problemas de controladoria da sua empresa.

Não basta investir em grandes players do mercado, eles podem não corresponder às suas expectativas. É necessário verificar a eficácia do sistema, e principalmente analisar como o software se integra aos seus processos. 

Confira 4 dicas de como escolher um bom ERP para a sua empresa!

Agora que você já entende como o ERP pode auxiliar na gestão do departamento de controladoria, confira algumas dicas que irão te ajudar a acertar na escolha!

#1 Conheça seus processos

Na hora de escolher o seu sistema de gestão, vá além da opinião de quem te indicou o software. O que funciona para outras empresas, não irá, necessariamente, servir para a sua. 

Sendo assim, você precisa conhecer as atividades da sua organização, isso porque o ERP possui diferentes funções e pode integrar diversas atividades. Então, você deve se perguntar o seguinte: “quais os processos devem ser integrados e como o ERP pode me ajudar?”. Com a resposta em mente é muito mais fácil identificar o software que irá suprir suas necessidades.

#2 Prefira a flexibilidade

Todo gestor visa o crescimento do próprio negócio. Por isso, sua empresa deve estar preparada para se adaptar e capacitada para acompanhar a expansão do mercado, caso contrário você pode ficar atrás da concorrência.

Sendo assim, investir em um ERP que atenda às necessidades da organização, mas também seja flexível e customizável é fundamental. Desse modo, ele conseguirá acompanhar o crescimento da empresa. 

#3 Opte por sistemas de fácil integração

Ao pesquisar um ERP para sua empresa, verifique se ele se integra perfeitamente ao sistema e aplicativos utilizados em outros setores. Com isso, é possível simplificar os processos e melhorar o fluxo de informações, conectando os departamentos de marketing, distribuição, vendas, financeiro e até mesmo a controladoria.

Caso o sistema não se integre facilmente a tecnologia já usada na empresa, ao invés de auxiliar e otimizar os processos, ele pode dar mais dor de cabeça e gerar problemas no gerenciamento dos serviços.

#4 Realize testes

Este é o único meio de verificar se os processos estão fluindo como o planejado. Dedique um tempo para a realização de testes, verifique se o software está se integrando corretamente aos outros aplicativos e sistemas da empresa, e confirme se ele funciona como o prometido.

É importante também conversar com os coordenadores dos setores da empresa ou os responsáveis pela execução das atividades, para que eles também participem da tomada de decisão. Afinal, é o time da operação que vai usar a ferramenta diariamente.  

Antes de escolher o ERP ideal, é necessário verificar, também, se o sistema possui as obrigações acessórias e gerar notas fiscais. Na prática, a falta desses recursos no ERP pode gerar multas e dificultar o compliance da organização.

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