Não conseguimos integrar financeiro com a contabilidade: como superar?

Coletar informações manualmente e registrar os detalhes da transação financeira manualmente no livro-razão é uma tarefa demorada, e passível de erros. Além disso, ao operar desse modo, eventualmente, a empresa irá trabalhar com informações desatualizadas, que podem pesar e dificultar a tomada de decisão.

Mas com a ajuda da tecnologia é possível fazer diferente. O uso de um software garante a integração da contabilidade e do financeiro, com o registro e atualização das operações de forma automática. 

Entenda melhor como e por que integrar os serviços, e confira algumas dicas de como evitar problemas durante a integração.

Aproveite a leitura!

Financeiro e contabilidade: o que é cada atividade no ramo empresarial?

Quando você escuta as palavras “financeiro” e “contabilidade”, certamente vem a sua cabeça o dinheiro da empresa, não é mesmo? Bom, ambos os conceitos giram em torno do capital do seu negócio. No entanto, eles possuem abordagens e funções diferentes. 

A contabilidade é responsável por fazer os registros das transações do negócio. Além de ficar encarregada pelo compliance fiscal, o setor fornece ao financeiro informações essenciais para a criação de estratégias e tomada de decisão. De modo geral, o serviço contábil visa analisar movimentações passadas, orientando o gestor na tomada de decisões. 

Já o financeiro é responsável por cuidar e administrar o fluxo de caixa, realizar projeções e avaliar indicadores, tudo isso para manter a saúde financeira da empresa estável. Ou seja, ele é voltado para o planejamento do uso de recursos, tanto no presente quanto no futuro.

Financeiro e contabilidade: por que integrar?

O dia a dia de uma empresa é agitado, e o registro manual de operações pode atrasar (e muito) os serviços. Por isso, a integração entre financeiro e contabilidade é uma excelente solução.

Pensando na prática

Nesse sentido, ao contar com um software que garanta a integração entre financeiro e contabilidade, a organização evita esse tipo de situação, e ainda, tem um controle mais amplo e claro sobre as movimentações. 

Dessa forma, o sistema irá interconectar essas duas áreas, e elas passarão a compartilhar (entre si) dados como: registro de estoque e despesas, faturamento das vendas, entre outras informações. A integração elimina a necessidade de ter registros separados para contabilidade e financeiro, e evita a entrada de dados duplicados. O processo é simplificado, aumentando, assim, a precisão e a eficiência do fluxo de trabalho nos dois setores.

Benefícios da integração

Toda empresa visa aumentar suas vendas e expandir seus negócios, e verdade seja dita: manter processos manuais atrapalha as atividades e atrasa o crescimento da organização. 

Desse modo, a integração entre financeiro e contabilidade é crucial, já que auxilia no controle e fluxo de informações, contribuindo para a construção de estratégias e tomada de decisões. Além disso, a conexão entre os setores traz outros benefícios, como:

#1 Maior precisão e processo centralizado

Realizar o preenchimento do livro-razão de forma manual ocupa tempo e pode gerar erros. Isso porque os dados são copiados e colados em diferentes demonstrações financeiras, e a cada transferência de dados realizada, há chances de erros.

Com um software essa tarefa é otimizada, uma vez que os dados são transmitidos de forma automática e já atualizados. Ou seja, com um sistema integrado é possível garantir que os profissionais estejam de olho e trabalhando em cima do mesmo conjunto de dados. O que minimiza a chance de erros.

Visibilidade em tempo real

Com o auxílio de uma plataforma integrada é possível monitorar e inspecionar os dados a qualquer momento. Essa visibilidade diminui as chances de erros, fraudes ou pagamentos duplicados. 

Além disso, os dados de pagamentos concluídos são atualizados automaticamente pelo sistema. Para completar, o software permite, ainda, sincronizar manualmente as transações realizadas fora da ferramenta de contabilidade. 

Sendo assim, todas as operações podem ser integradas à plataforma, a fim de manter os dados financeiros atualizados e precisos.

Mais transparência

Ao adotar um sistema que garanta integração entre o financeiro e a contabilidade, o gestor se aprofunda no nível de transação e passa a entender os números que as envolvem. Além disso, é possível verificar os dados de vendas em uma única plataforma e acompanhar a performance da empresa. E o melhor, tudo isso ocorre de forma automática, sem a necessidade de registrar manualmente cada dado. 

Principais problemas na hora da integração entre financeiro e contabilidade

Na hora de efetuar a integração contábil e financeira, a empresa pode ter algumas dificuldades. Conheça alguns dos erros mais comuns:

• Falhas na implantação: diferentes fatores podem provocar isso, como o falta de alinhamento com a equipe, de treinamento e até erros na parametrização – momento onde são escolhidas as categorias a serem utilizadas pela empresa, e suas associações.
• Erro na entrada de dados: o sistema promove a integração entre financeiro e contabilidade. No entanto, se alguma informação for lançada em uma categoria errada ou com valor incorreto, ela irá impactar em todo o sistema. Por consequência, isso atrapalha e influencia na tomada de decisão. Desse modo, é extremamente importante se atentar aos lançamentos.
• Problemas como a conferência de dados: o processo de atualização automático facilita a rotina dos departamentos. Entretanto, isso exige um cuidado redobrado. É fundamental treinar a equipe para checar as informações lançadas com atenção e, se necessário, realizar a conferência, a fim de garantir a correção de dados (conciliação).

Confira 3 dicas de como evitar os problemas de integração entre financeiro e contabilidade!

Agora que você já conhece os principais erros na hora de realizar a integração, confira 3 dicas de como evitá-los!

1. Participe efetivamente do processo

Para garantir um alinhamento correto, é preciso acompanhar de perto o processo de integração entre financeiro e contabilidade. E isso vale tanto para o gestor quanto para a equipe. 

Todos os profissionais envolvidos nos setores devem participar, pois, caso um dos colaboradores seja afastado ou desligado da empresa, os outros estarão preparados para lidar com o sistema. 

Durante esse treinamento, tenha clareza sobre a importância de uma boa parametrização. Nesse caso, solicite ao técnico que demonstre como definir os parâmetros corretamente.

2. Revise cada etapa periodicamente

Para evitar erros é importante acompanhar a entrada de novos clientes e fornecedores no sistema. Verifique se os dados estão cadastrados de forma correta. Além disso, é importante acompanhar os valores referentes às despesas mensais, para analisar se nada ficou para trás. 

3. Aproxime o fechamento

A integração entre financeiro e contabilidade promove a conciliação de contas, por isso verifique corretamente os documentos e solicite correções, se necessário. Quanto antes fornecer o feedback, mais ágil será a correção das informações.

Dessa forma, com o tempo, o financeiro pode conseguir aprimorar seus processos, sem a necessidade do contador entrar em cena para realizar essas correções. Assim, é possível concluir o fechamento contábil no primeiro dia útil.

Como vimos até aqui, a integração entre financeiro e contábil é um processo que demanda tempo, planejamento e uma boa execução desde o início da transição. Mas, com a tecnologia certa, tudo pode ser muito mais simples. 

Quer promover a integração entre financeiro e contabilidade na sua empresa? A iGO pode te ajudar! Entre em contato conosco e conheça os nossos serviços de integração contábil.