Burocrático, exaustivo, desgastante e pouco prático. Até pouco tempo atrás, estes eram atributos que definiam bem o fluxo de processos dos contadores. Como consequência, atrasos nas entregas, correções, retrabalho e até multas por erros também eram frequentes. Então, com o avanço da tecnologia e as novas possibilidades, o governo federal criou o SPED Contábil para descomplicar, otimizar e automatizar o trabalho do setor contábil.
Na prática, também conhecido como ECD (Escrituração Contábil Digital), o SPED foi instituído por uma Instrução Normativa da Receita Federal com o objetivo de inovar, digitalizar e simplificar os processos contábeis e as entregas das obrigações fiscais.
Neste post, mostramos o que é SPED Contábil, a importância e as exigências da obrigação acessória.
Continue lendo o artigo e saiba tudo sobre o tema!
O que é SPED Contábil?
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, uma iniciativa que integrou o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e gerou a obrigação da transmissão de dados eletronicamente para a Receita Federal.
Antes, os documentos contábeis, como balancetes e livro diário, eram assinados em papel e, então, encaminhados para a Junta Comercial, responsável pelo arquivamento.
Agora, todo o processo é feito de forma digital graças ao SPED.
Quem precisa entregar o SPED Contábil?
Empresas enquadradas nos regimes de tributação Lucro Presumido e Lucro Real devem fazer a entrega desta obrigação acessória.
Já as empresas que aderiram ao regime do Simples Nacional estão isentas desta entrega, mas podem fazer a entrega e aproveitar o benefício da tecnologia e eliminar papel.
Como fazer a entrega do SPED Contábil?
Ter um contador de confiança para fazer este tipo de entrega é fundamental. Ele é responsável por elaborar a escrituração, gerar um arquivo eletrônico e assiná-lo em conjunto com o cliente.
Um detalhe importante: é preciso ter o Certificado Digital E-CPF A3
Para concluir a entrega do SPED Contábil com sucesso, é importante saber que você precisa ter acesso ao Certificado Digital E-CPF, do tipo A3. Esse é um dos requisitos da Instrução Normativa da Receita Federal, que aborda o tema e exige o uso deste modelo.
O Certificado Digital é importante porque funciona como um uma ferramenta que garante a legitimidade das operações, a partir da assinatura digital, e ajuda a evitar fraudes.
Vale destacar que o Certificado Digital da empresa, o E-CNPJ, usado para emitir notas fiscais e fazer as entregas das obrigações acessórias, é diferente do E-CPF A3, necessário para assinar a ECD.
O que deve ser entregue no SPED Contábil?
O SPED Contábil consiste na entrega de vários documentos. De acordo com a Instrução Normativa da Receita Federal, são eles:
- Livro diário e auxiliares;
- Livro razão e auxiliares;
- Livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamentos comprobatórias.
Os livros contábeis emitidos em forma eletrônica são assinados digitalmente e devem usar o certificado de segurança mínima tipo A3. Nesta certificação, o par de chaves é gerado e armazenado em um cartão inteligente ou em um token criptográfico inviolável.
O ideal é usar um sistema contábil para otimizar esse processo. Basta gerar um arquivo digital no software, atendendo ao formato especificado na Instrução Normativa RFB nº 787/07, e submetê-lo ao Programa Validador e Assinador (PVA).
Importante: o programa validador do SPED Contábil é atualizado todo ano. Portanto, o uso deve ser do validador do ano corrente.
Por que é importante entregar o SPED?
O SPED Contábil é uma ferramenta que permite consolidar os livros contábeis de uma empresa, viabilizando o fechamento contábil de maneira consistente, ágil e eficiente.
Qualquer tipo de divergência é facilmente identificada pela Receita Federal, que, neste caso, não aceita o SPED Contábil. Sendo assim, apresentar os dados corretamente é fundamental para manter o compliance fiscal e evitar problemas sérios que podem, inclusive, levar uma empresa à falência.
Além disso, o SPED Contábil é uma ferramenta importante que traz transparência para a relação entre contador, cliente e empresa e governo.
Para o contador, a escrituração contábil digital gera indicadores importantes e permite que ele apresente aos clientes dados relevantes com clareza, orientando a tomada de decisões que impactam no crescimento da empresa.
Na prática, muito mais do que uma obrigação fiscal, o SPED Contábil pode ser uma ferramenta de gestão, desde que os dados do programa estejam de acordo com os livros contábeis da empresa. Somente assim é possível garantir que as informações do SPED realmente refletem a realidade do fechamento do ano da empresa.
SPED Contábil: atenção ao prazo evita multa por atraso
No calendário das obrigações fiscais, o SPED Contábil é uma obrigação anual e deve ser enviada para a base da Receita Federal até o dia 31 de maio.
É importante seguir o prazo à risca. Isso porque o atraso na entrega pode gerar prejuízos para as empresas. A cada mês de atraso, o valor da multa aumenta seguindo as normas da Instrução Normativa da Receita Federal.
Para facilitar, mantenha os dados atualizados ao longo do ano, garantindo que os registros sejam atualizados mensalmente. Assim, quando o prazo de entrega do SPED Contábil se aproximar, tudo já estará pronto.
Gostou de entender o que é SPED Contábil, mas quer ajuda de um especialista para conduzir esse processo? O time de profissionais da IGO está pronto para auxiliar você. Entre em contato e saiba como!
