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“Troquei de sistema e continuo sem fluxo de caixa atualizado”: o que fazer?

Sua empresa fez um grande investimento em um novo sistema financeiro e as expectativas são as mais altas possíveis. A troca já aconteceu com governança e compliance. Pronto! Agora, é possível ter um fluxo de caixa atualizado.

Será?

Infelizmente, muitas vezes não é isso que acontece, o que se torna uma grande dor de cabeça para gestores, CFOs e Controllers. Uma tecnologia que seria importante para o negócio pode até se revelar uma decepção a longo prazo.   

Por que a empresa permanece sem um fluxo de caixa desatualizado mesmo depois da adoção de um sistema? O que pode ser feito? Conheça as respostas ao ler este post. 

Ficar sem um fluxo de caixa atualizado gera perdas

Muitas vezes, as decisões tomadas em grandes empresas são formadas por fluxos enormes de processos, com novas etapas sendo inseridas a todo tempo momento.

Quando, por exemplo, um item é retirado do estoque, essa movimentação irá refletir no financeiro. Na verdade, todos os processos, como uma transferência bancária ou um pedido de compra, irão de alguma forma ter influência nas finanças.

Pense em uma indústria que fez, no mês de agosto, um grande pedido de compra de insumos no valor de R$ 100 mil. A entrega acontecerá em 60 dias e o fornecedor aceitou a divisão do pagamento para 90 e 120 dias. 

Um novo sistema foi contratado e o esperado é que o impacto financeiro já esteja previsto no fluxo de caixa, que agora é atualizado. Mas, infelizmente, isso não aconteceu. 

As matérias-primas foram entregues. Porém, o setor financeiro só ficou sabendo da primeira parcela, no valor de R$ 50 mil, porque o fornecedor ligou avisando na semana de pagamento. Esse tipo de situação não pode se repetir e é mais normal do que se possa imaginar. Os profissionais da área financeira precisam ter previsibilidade sobre as contas a pagar. Sem um fluxo de caixa atualizado ter essa visão com antecedência se torna muito mais difícil. 

Fluxo de caixa organizado evita problemas e surpresas 

Quando a empresa fica sem um fluxo de caixa atualizado, ela precisa pensar em maneiras de ter essas informações sempre acessíveis em tempo real. 

Não há nada pior do que conduzir um processo de tomada de decisão sem dados suficientes para embasá-la. Há fluxo de caixa suficiente para realizar um investimento? Pagar o décimo terceiro salário? O principal cliente atrasou o pagamento e as reservas não cobrirão as despesas. 

Nos meses de novembro e dezembro é quando as empresas têm maior dificuldade para realizar seus pagamentos.Imagina o que pode acontecer se houver um efeito cascata: um jogo de empurra vai começar e, no final, a troca do sistema será a culpada.    

É como caminhar por uma sala escura, tropeçando nos móveis sem saber o que está à frente.

3 pontos para identificar e mitigar os danos da falta de um fluxo de caixa atualizado 

1- O sistema realmente oferece um fluxo de caixa atualizado?

Pode parecer um ponto básico, mas não é. Durante a fase de escolha, foram realizados testes do funcionamento das operações de fluxo de caixa? Caso haja dúvida na resposta, pode ser que o software escolhido não tenha esse tipo de função.

Vale a pena fazer uma simulação e ver como a ferramenta se comporta. Uma pessoa do setor de Compras, por exemplo, pode cadastrar um novo pedido. Caso o sistema conte com um fluxo de caixa atualizado, essa previsibilidade já será observada na prática.

No exemplo dado acima, será possível ver com clareza o quanto o pedido vai impactar nos próximos meses nos saldos da conta corrente. O importante é comprovar se o que foi prometido por quem vendeu o sistema realmente foi cumprido. E cobrar melhorias se for necessário.  

2- Os processos da sua empresa realmente estão organizados? 

Ao realizar a implantação do novo sistema todos os processos foram revisados e alinhados? Não adianta muito exigir algo de uma tecnologia se a empresa não está pronta para recebê-la. 

Mesmo que o sistema escolhido não faça o fluxo de caixa integrado é possível pensar em meios alternativos de organizar o seu financeiro. Tudo para evitar que a empresa não sofra com imprevistos como falta de receita para quitação de duplicatas.

O primeiro deles é pedir que o setor de Compras envie um email avisando sobre o pedido realizado e os seus pormenores. A área Financeira, então, lança no sistema uma previsão. Essa dica simples vai evitar o pagamento de juros, multas e até o registro de protesto em um cartório.

Nem sempre a culpa pode ser do sistema. A sua companhia também precisa ter a preocupação de envolver todos participantes – como quem está no Compras e Financeiro, nesse caso. Juntos pensem no que pode ser melhorado, organizando e otimizando os processos. 

3- Integração do sistema e da contabilidade

O terceiro ponto é a questão da integração entre o novo sistema e a contabilidade encarregada de cuidar da sua empresa. Essa é uma importante parceria que precisa funcionar da melhor maneira possível. 

À medida que uma nova operação é registrada, como uma compra, a contabilidade já o recebe? É preciso também analisar a integração com esse parceiro, pensando na otimização de processos, contabilizando o que for necessário assim que a ação acontece.

Neste post, vimos como a sua empresa pode sofrer sem um fluxo de caixa atualizado. Mas chega de encontrar culpados, trabalhe para encontrar soluções efetivas. Conheça o Centro de Serviços Compartilhados da iGO e descubra como nossa experiência é capaz de ajudar sua empresa.   

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