O registro da ata da reunião do conselho de sócios

O Código Civil Brasileiro prevê que as sociedades devem elaborar e apresentar anualmente a seus sócios uma prestação de contas, que deve ser submetida à aprovação em assembleia geral ordinária.

No que se refere ao prazo para registro da prestação de contas, o Código Civil não estabelece um prazo específico. No entanto, a prestação de contas deve ser apresentada aos sócios em assembleia geral ordinária, que deve ser realizada até 4 meses após o término do exercício social.

Após a aprovação da prestação de contas pela assembleia geral ordinária, a sociedade deve arquivá-la em sua sede e manter os registros contábeis e fiscais que a embasaram à disposição dos sócios e das autoridades competentes pelo prazo de 5 anos, bem como, pode fazer o registro na Junta Comercial do seu domicílio.

Assim, embora o Código Civil não estabeleça um prazo específico para registro da prestação de contas, é importante que a sociedade mantenha os registros contábeis e fiscais em ordem e atualizados e apresente a prestação de contas aos sócios na assembleia geral ordinária dentro do prazo previsto em lei, de modo a garantir a transparência e a responsabilidade corporativa da empresa.

As principais leis que regem o registro da ata são:

1. Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76) – estabelece a obrigatoriedade de registro da ata das reuniões do conselho de administração e da diretoria.
2. Código Civil (Lei nº 10.406/2002) – determina que as deliberações dos órgãos colegiados das sociedades devem constar de atas, que serão arquivadas no registro do comércio ou no cartório de registro de pessoas jurídicas.
3. Regulamentações da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) – estabelecem as normas para registro da ata de reunião do conselho de administração de companhias abertas.

É importante que a empresa consulte a legislação aplicável à sua jurisdição e os regulamentos específicos do setor em que atua para garantir o cumprimento adequado das leis e regulamentos relativos ao registro da ata da reunião do conselho de sócios.

A ata é um documento formal que registra os principais pontos discutidos e as decisões tomadas na reunião do conselho de sócios. É importante que ela contenha informações precisas e completas sobre o que foi discutido e as decisões tomadas, bem como os votos de cada membro do conselho, quando aplicável.

A ata deve ser assinada pelos membros do conselho de sócios presentes na reunião e mantida em arquivo pela empresa. Em algumas jurisdições, a ata também deve ser registrada em um órgão governamental competente.

O registro adequado da ata é importante para a transparência e a responsabilidade corporativa, bem como para garantir a validade legal das decisões tomadas pelo conselho de sócios.

Segue abaixo dois modelos de pauta de reunião de conselho de sócios:

Modelo A

[nome da empresa] Data: [data da reunião] Horário: [horário da reunião] Local: [local da reunião]

1. Abertura da reunião 
   1. Chamada dos membros
   2. Verificação do quórum 
   3. Aprovação da ordem do dia 
   4. Aprovação da ata da última reunião
2. Relatório da Diretoria 
   1. Apresentação do relatório da diretoria sobre o desempenho da empresa 
   2. Discussão e análise do desempenho da empresa 
   3. Decisões sobre medidas para melhorar o desempenho da empresa
3. Assuntos gerais 
   1. Discussão de assuntos não relacionados à pauta específica 
   2. Decisões sobre assuntos não relacionados à pauta específica
4. Eleição do Conselho de Administração
   1. Apresentação da lista de candidatos para o Conselho de Administração
   2. Discussão e análise das habilidades e qualificações dos candidatos 
   3. Eleição do Conselho de Administração
5. Plano de Negócios
   1. Apresentação do plano de negócios
   2. Discussão e análise do plano de negócios
   3. Decisões sobre o plano de negócios
6. Relatório financeiro 
   1. Apresentação do relatório financeiro 
   2. Discussão e análise do relatório financeiro 
   3. Decisões sobre medidas financeiras, incluindo orçamentos, investimentos e dividendos
7. Encerramento da reunião
   1. Definição da data e local da próxima reunião 
   2. Agradecimentos finais e encerramento da reunião

Modelo B

1. Abertura da reunião e verificação do quórum
2. Aprovação da ata da reunião anterior
3. Apresentação da situação financeira da empresa
4. Discussão e deliberação sobre assuntos relacionados à gestão da empresa
5. Discussão e deliberação sobre planos de investimentos
6. Discussão e deliberação sobre planos de expansão da empresa
7. Discussão e deliberação sobre planos de ação para lidar com desafios específicos
8. Discussão e deliberação sobre remuneração de diretores e executivos
9. Discussão e deliberação sobre mudanças estatutárias
10. Definição da data da próxima reunião
11. Encerramento da reunião

É importante lembrar que a pauta pode ser adaptada de acordo com as necessidades específicas da empresa e dos membros do conselho de sócios. Também é fundamental que a pauta seja distribuída com antecedência suficiente para que os membros do conselho possam se preparar adequadamente para a reunião.